תוכנת ERP היא תוכנה לניהול כל משאבי הארגון או העסק. היא מאפשרת באמצעות ממשק אחד לשלוט בכל המערכות באופן אינטראקטיבי, ולתעל את משאבי ומהלכי החלקים השונים בארגון. התכנה יכולה לשרת את המשתמש לבחינת כלל המרכיבים בחברה, כמו ספירת מלאי, משאבי אנוש, שיווק, ניהול פיננסי ועוד; ומאפשרת תכנון עתידי מקיף של פעולות הארגון בכלל ההיבטים.

ERP יכול לשמש מנהלים בארגונים גדולים, אך פועל באותו האופן גם עם עסקים קטנים שזקוקים לניהול אינטנסיבי לא פחות. ניהול מלאי, ניהול חשבונות, קשרי לקוחות, משאבי אנוש, ניהול רכש, מכירות וכלל המרכיבים שבוחן מנהל עסק מאורגנים יחדיו בתכנת ERP המאפשרת בחינה וניהול שלהם באופן מאוחד ומסודר.

לפני ההחלטה לשלב תוכנת ERP בארגון או עסק מכל סוג שהוא, ישנם אספקטים שצריכים להיבחן לגבי התאמת התכנה לארגון ולעובדיו. מטרת התכנה היא לתעל את ניהול המשאבים בעסק ולכן יש צורך בשיתוף פעולה מלא של הנהלת הארגון דבר ראשון, ואחריה של כלל העובדים שיהיו שותפים וישתמשו בתכנה בכל צורה שהיא. יש להגדיר את צרכי ומטרות הארגון בתכנית ולבחון כיצד התכנה עתידה לקרב את הארגון למטרות אלו.

בבחירת תוכנת ERP ישנם מרכיבים שצריך לבחון ולהתאים לצורכי הארגון. בדקו מהם המודולים שהארגון זקוק להם ואל תזמיני מודולים מיותרים שעשויים לעלות לכם מחיר נוסף. וודאו כי אתם מודעים לצרכים הכוללים בקניית התכנה. וודאו כי התכנה כוללת את כל המרכיבים שדרושים לארגון, ואם אינה, יש צורך בהתאמת המודולים הנחוצים. וודאו התאמה של התכנה לחומרה שבבעלות הארגון בעזרתו של טכנאי או מומחה מחשבים.

תכנה פשוטה היא תכנה ידידותית למשתמש. לצד ההתקנה שצריכה להיעשות במקביל להדרכה ולימוד התכנה את כל המשתמשים בה, תכנה ידידותית תחסוך לכם הרבה כאב ראש. גם לאחר יום ההתקנה יבואו הרבה שאלות ובעיות, ויש לוודא שמתקיני התכנה מציעים מענה ושירות טלפוני לאורך היום. אם תתקינו בארגון תכנה נוחה וקלה למשתמש, היא תיקלט בקלות בארגון ותאפשר חזרה מהירה לשגרה. הטמעת תוכנה קלה תיצור אווירת עבודה יעילה ותאפשר לכם לנצל את מלוא האספקטים שיכולה תכנת  ERP להציע לכם ולעובדים שלכם.